يوم الأسرة في الشركة ليس اجتماع عمل بطعام أفضل، بل مناسبة يدخل فيها الموظف مقرّ عمله أو موقع الفعالية ومعه أطفاله ووالداه وزوجته، فيرى العائلة كيف تعامله شركته. لذلك تصير الضيافة أول ما يُحكم عليه، وأصعب ما يُخطَّط له لأن الحضور خليط من أعمار وأذواق واحتياجات.
في هذا الدليل نرتّب لك خطوات التخطيط لضيافة يوم الأسرة للموظفين: من طريقة الحصر الصحيحة إلى القائمة والمناطق والتوقيت، مع أسئلة تطرحها على شركة الضيافة قبل التعاقد.
ابدأ بالحصر: الموظف ليس وحدة العدّ
الخطأ الأكثر تكراراً أن يُبنى العدد على عدد الموظفين ثم يُضاف إليه رقم تقديري للعائلات. الأدق أن يسجّل كل موظف أفراد أسرته بالفئة العمرية، لأن الكمية والأصناف تتغيّر بحسبها.
| الفئة | ما يهمّ الضيافة |
|---|---|
| الموظفون | وجبة كاملة وقهوة، وغالباً يأكلون آخر الجميع لانشغالهم بالتنظيم |
| الزوجات والأزواج | جلسة هادئة وأصناف خفيفة ومشروبات ساخنة |
| الأطفال | أصناف صغيرة سهلة المسك، وحصة أقل لكن بتكرار أكثر |
| الرضّع | لا يُحتسبون في الوجبات، لكن أمهاتهم يحتجن مكاناً هادئاً وماءً قريباً |
| كبار السن | مقاعد قريبة من الطعام وأصناف لينة |
اطلب من الموظفين التسجيل قبل الموعد بمدة كافية، وحدّد تاريخ إغلاق واضحاً. الأعداد تتغيّر دائماً بعد التسجيل، فاتفق مع شركة الضيافة على آخر موعد لتعديل العدد، ودوّنه كتابةً. ولمزيد من التفصيل في هذه النقطة اقرأ مقالنا عن تغيّر عدد الضيوف والتعامل معه ضمن مقالات وميض.
قسّم المكان إلى مناطق
أجمل ما في يوم الأسرة أن كل فرد يجد مكانه. وأسوأ ما فيه أن يتجمّع الجميع حول طاولة واحدة. قسّم الموقع إلى ثلاث مناطق على الأقل:
- منطقة الطعام الرئيسية: بوفيه أو محطات، بعيدة عن ممرّ الألعاب حتى لا يصطدم طفل يركض بصحن ساخن.
- ركن الأطفال: أصناف صغيرة وعصائر ومكان لعب، بإشراف من الشركة أو المنظّم. راجع مقالنا عن ركن الأطفال في المناسبات العائلية.
- ركن الجلوس والقهوة: للكبار، قهوة سعودية وتمر وشاي، بعيداً عن الضجيج.
هذا التقسيم يخفّف الطوابير ويجعل الضيافة تبدو أوسع مما هي عليه، وهو أرخص من زيادة الأصناف.
قائمة تناسب الجميع دون أن تتحول إلى مطعم
القاعدة العملية: طبقان رئيسيان واضحان، وأصناف جانبية مألوفة، وخيار للأطفال، وحلوى تُؤكل باليد. تجنّب الأصناف التي تحتاج سكيناً وشوكة إذا كان الحفل في الهواء الطلق أو بين الألعاب.
- الرئيسي: طبق أرز مع لحم أو دجاج، وطبق آخر مختلف في طعمه كالمعكرونة أو الأصناف المشوية.
- للأطفال: قطع صغيرة كالميني برجر أو الدجاج المقرمش أو الأرز الأبيض مع الخضار المسلوقة. ولدينا مقال كامل عن أطباق الأطفال في البوفيه.
- خفيف: سلطات وفواكه مقطّعة تُؤكل بالأصابع.
- حلوى: قطع فردية، أو محطة آيس كريم إن كان الجو حاراً.
اسأل عن الحساسية الغذائية في نموذج التسجيل نفسه، فالأطفال أكثر عرضة لها، وأهلهم يقدّرون أن يُسألوا. للاطلاع على الخيارات المتاحة في المناسبات المؤسسية يمكنك مراجعة صفحة ضيافة الشركات والمؤتمرات.
التوقيت: حرارة الرياض وقيلولة الصغار
إن كانت الفعالية في الهواء الطلق فاختر ساعات ما بعد العصر أو المساء في الأشهر الحارة، وأمّن الظل والماء البارد قبل أي شيء. أما داخل القاعات فيناسب الوقت من الظهر إلى ما بعد العصر مع غداء في منتصف البرنامج.
مثال على تسلسل بسيط:
- وصول العائلات وقهوة الاستقبال والتمر.
- كلمة قصيرة من الإدارة، ولا تطل، فالأطفال لا ينتظرون.
- فتح البوفيه، ويُفضّل أن يبدأ الأطفال وكبار السن أولاً.
- ألعاب وأنشطة وفواصل قهوة وحلوى.
- هدايا رمزية وتصوير جماعي وختام.
ولا تنسَ ضبط الوجبة مع أوقات الصلاة، وقد شرحنا ذلك في مقال مواقيت الصلاة وجدول الضيافة.
قائمة تحقق قبل يوم الأسرة
- عدد نهائي مسجّل بالفئات العمرية وتاريخ إغلاق للتعديل.
- خريطة للمناطق ومواقع الطاولات والمقاعد.
- أدوات تقديم صغيرة وأطباق وأكواب مناسبة للأطفال، وأكواب بأغطية إن أمكن.
- مصدر ماء وثلج كافٍ، وراجع مقال الماء والثلج والأكواب.
- فريق خدمة كافٍ لإعادة التعبئة والتنظيف السريع.
- مسؤول واحد من الشركة يتواصل مع مشرف الضيافة يوم الفعالية.
الأسئلة الشائعة
هل نقدّم وجبة كاملة أم خفيفة؟
يعتمد على مدة الفعالية. إن امتدت عبر وقت الغداء أو العشاء فالوجبة الكاملة أفضل، وإلا فاكتفِ بضيافة خفيفة ومحطات. حدّد ذلك مع شركة الضيافة حسب الجدول.
كيف نحسب حصة الأطفال؟
لا توجد قاعدة ثابتة، فالحصة تتغيّر بعمر الطفل ومدة الحدث. الأفضل أن تتفق مع الشركة على تقدير مبني على الفئات العمرية المسجّلة، وأن تترك هامشاً بسيطاً للتكرار.
هل تصلح المحطات الحية ليوم الأسرة؟
نعم، وهي محبوبة عند الأطفال، خصوصاً محطات الحلويات والذرة والفشار. لكن ضع كل محطة بعيداً عن ممرات اللعب واحسب الطوابير.
متى نطلب عرض السعر؟
يُفضّل قبل الموعد بعدة أسابيع، خصوصاً في مواسم الذروة، لأن سعر الفرد يتأثر بالقائمة والموقع وعدد الفريق.
اجعل ضيافة الأسرة تليق بها
حين تُحسن الشركة استقبال عائلة موظفيها، تبقى الصورة في ذاكرة البيت طويلاً. يسعدنا في وميض أن نساعدك في بناء قائمة ومناطق وجدول تناسب فريقك، فاطلع على خدمة المناسبات والحفلات الخاصة ثم اطلب عرض سعر من wameedcatering.com وأخبرنا بعدد العائلات وموقع الفعالية.
